Procédure recommandée dans Skriba

1. Un certificat est demandé via le canal respectif de l'entreprise, ou le collaborateur/la collaboratrice ou le/la responsable en fait la demande directement via la page d'accueil.

2. Un utilisateur ayant le rôle HR User ou HR Superuser crée le nouveau certificat pour le collaborateur souhaité. Le collaborateur RH est automatiquement désigné comme Responsable RH du certificat. Condition préalable : Le collaborateur pour lequel un certificat est établi existe déjà dans le système et ses données de base / ses engagements sont corrects et à jour.

3. Lors de la création du certificat, il est possible de définir un workflow indiquant à quelles personnes et dans quel ordre le certificat sera envoyé. Le collaborateur RH et le/la responsable hiérarchique sont automatiquement enregistrés, à condition que cette personne soit renseignée dans le système.

   Les paramètres suivants peuvent être définis sur le certificat :

   • Sélectionner le type de certificat

   • Adapter l’entreprise, le site, la date du certificat, la langue du certificat

   • créer le workflow

   • Définir les personnes pour les signatures

   • Vérifier le texte d'introduction et le modifier librement si nécessaire

4. Attribuer le certificat au responsable hiérarchique du collaborateur concerné. Dès qu'un certificat est attribué à un autre utilisateur, celui-ci est défini comme Éditeur.

5. La personne responsable est notifiée par e-mail qu'un certificat lui a été attribué. Elle effectue ensuite les tâches suivantes:

   • Optionnel : vérifier les données de base du collaborateur dans l'introduction

   • Sélectionner les tâches du collaborateur dans la liste ou les créer manuellement

   • Saisir l'évaluation

   • Sélectionner les remerciements et les vœux pour l'avenir

   • Restituer le certificat à la personne RH responsable ou le transmettre à la personne suivante dans le workflow

6. La personne RH responsable du certificat concerné est à son tour informée par e-mail que le certificat lui a été renvoyé et effectue ensuite les étapes suivantes :

   • Vérifier les données saisies par la personne responsable hiérarchique

   • Si nécessaire, activer la modification manuelle pour apporter les dernières retouches au certificat

   • Finaliser le certificat et le télécharger en PDF ou l'envoyer pour signature numérique

FAQs