Kurzanleitung für Vorgesetzte

ss

☝ Ein Zeugnis wurde Ihnen zugewiesen? In diesem dreiminütigen Video begleiten wir Sie persönlich Schritt für Schritt durch die Bearbeitung in Skriba.

Einloggen

1. Gehen Sie auf app.skriba.ch/ihr-unternehmen/login und loggen Sie sich mit ihrer E-Mailadresse und ihrem Passwort ein.

2. Falls Sie sich das erste Mal auf Skriba einloggen möchten und noch kein Passwort erhalten haben, können Sie auf Passwort vergessen klicken. Sie erhalten anschliessend eine E-Mail mit weiteren Informationen, wie Sie ihr Passwort setzen können.

Zeugnisbearbeitung starten

1. Als Vorgesetzte*r erhalten Sie eine E-Mail sobald ein Zeugnis zur Bearbeitung bereit ist. Sie können ganz einfach auf den Link in der Mail klicken und landen so auf dem entsprechenden Zeugnis.

2. Sie sehen in Ihrem Skriba abgeschlossene Zeugnisse (Unterschrieben), bei welchen Sie involviert waren, sowie offene Zeugnisse, bei welchen Sie noch etwas erledigen müssen. Zeugnisse, welche von Ihnen noch bearbeitet werden müssen, sind als in Bearbeitung oder Bereit zur Unterschrift oder in Prüfung markiert. Wählen Sie ein entsprechendes Zeugnis an, um dieses zu bearbeiten.

Aufgaben ergänzen

1. Die HR-Mitarbeitenden bereitet das Zeugnis so weit wie möglich vor. Anschliessend ist es die Aufgabe der Vorgesetzten die Aufgaben der Mitarbeitenden zu kontrollieren/ergänzen.

2. Achtung, falls der/die Mitarbeitende verschiedene Funktionen hat/hatte, können bei jeder Funktion Aufgaben ausgewählt werden. Standardmässig ist die aktuelle Funktion aktiv.

3. Wählen Sie die Aufgaben aus, welche von dem/der Mitarbeitenden ausgeführt wurden, indem Sie sie anklicken.

4. Falls der/die Mitarbeiter/in eine weitere spezielle Aufgabe im Team ausgeführt hat, können Sie diese Aufgabe in der Spalte rechts ganz unten manuell erfassen:

Beurteilung vornehmen

Die Beurteilung beinhaltet vier Kategorien, bei Mitarbeitenden mit einer Führungsfunktion sind es fünf.

1. Bewerten Sie zuerst die Kategorien des Mitarbeitenden von rot bis grün. Diese Bewertung beeinflusst die Formulierung der Evaluierung – je nachdem positiver oder zurückhaltender – und reflektiert ebenso die Menge der empfohlenen Kompetenzen.

2. Es sind bereits Kompetenzen in jedem Bereich angewählt, die jedoch an- und abgewählt werden können. Die Kompetenzen selber können individuell an eine Farbe angepasst werden, sowohl über die Auswahl rechts als auch über die Vorschau auf dem geschriebenen Satz selber.

3. Gehen Sie die Kategorien und Kompetenzen durch und wählen Sie die verschiedenen Beurteilungskriterien an, welche für den/die Mitarbeitende*n passen. Basierend auf dem Jobtitel des Zeugnisses gibt es hier schon eine vom HR getroffene Vorauswahl.

4. Klicken Sie auf Beurteilung generieren. In der Vorschau links sehen Sie nun den vorgeschlagenen Text. Kompetenzen können ab- oder angewählt werden. Um die Veränderungen im Text wiederzuspiegeln, muss auf neu generieren geklickt werden.

Zeugnisabschluss

1. Sobald die Beurteilung abgeschlossen ist, können Sie am Schluss noch einen Ausstellungsgrund sowie Zukunftswünsche anwählen.

2. Wenn Sie die Bearbeitung am Zeugnis fertiggestellt haben, können Sie das Zeugnis mit dem Button Zuweisen an an die nächste Person im Workflow schicken.

3. Falls Sie Änderungswünsche am bestehenden Text haben oder sie dem HR-Verantwortlichen eine Bemerkung mitteilen möchten, können Sie dafür das Kommentarfeld nutzen.

Freitextbearbeitung

In Skriba können generierte Texte manuell bearbeitet und angepasst werden. Sofern die zuständige HR-Fachperson diese Berechtigung beim Zuweisen aktiviert, können Vorgesetzte Aufgaben, Beurteilungen und den Schlussteil direkt selbst bearbeiten.

Ist die Bearbeitungsfunktion nicht freigeschaltet, können gewünschte Anpassungen weiterhin im Kommentarfeld erfasst werden. Diese werden anschliessend von der zuständigen HR-Fachperson im Zeugnis umgesetzt.

FAQs