Empfohlener Ablauf in Skriba

1. Ein Zeugnis wird angefragt, über den jeweiligen Kanal der Firma oder Mitarbeiter:in oder Vorgesetzte:r fragt direkt über Homepage an

2. Ein User mit der Rolle HR User oder HR Superuser legt das neues Zeugnis für den gewünschten Mitarbeitenden an. Der HR-Mitarbeitende wird automatisch zum Verantworlichen HR des Zeugnisses. Vorbedingung: Der Mitarbeitende, für welchen ein Zeugnis erstellt wird, existiert bereits im System und dessen Stammdaten/Beschäftigungen sind korrekt und aktuell.

3. Bei der Erstellung des Zeugnisses kann ein Workflow festgelegt werden, an welche Personen in welcher Reihenfolge das Zeugnis geschickt wird. Automatisch erfasst sind der HR-Mitarbeitende und der/die Vorgesetzte, vorausgesetzt, dass letzterer im System hinterlegt ist.

   Auf dem Zeugnis können folgende Einstellungen vorgenommen werden:

   • Zeugnistyp auswählen

   • Firma, Standort, Zeugnisdatum, Zeugnissprache auswählen

   • Workflow kann erstellt werden

   • Personen für die Unterschriften setzen

   • Einleitungstext prüfen und optional per Freitext anpassen

4. Zeugnis an den Vorgesetzten des entsprechenden Mitarbeiters zuweisen. Sobald ein Zeugnis einem anderen Benutzenden zugewiesen wird, wird dieser als Bearbeiter gesetzt.

5. Die vorgesetzte Person wird per E-Mail benachrichtigt, dass ihr ein Zeugnis zugewiesen wurde. Nun nimmt der/die Vorgesetzte folgende Aufgaben vor:

   • Optional: Stammdaten des Mitarbeitenden in der Einleitung prüfen

   • Aufgaben des Mitarbeitenden aus der Liste anwählen oder manuell erstellen

   • Beurteilung erfassen

   • Dank und Zukunftswünsche auswählen

   • Das Zeugnis an die verantwortliche HR-Person zurückgeben oder an die nächste Person im Workflow

6. Die verantwortliche HR-Person des entsprechenden Zeugnisses wird wiederum per E-Mail informiert, dass ihr das Zeugnis zurückgesendet wurde und nimmt anschliessend folgende Schritte vor:

   • Daten prüfen, welche von der vorgesetzten Person erfasst wurden

   • Falls nötig die manuelle Bearbeitung aktivieren, um dem Zeugnis den letzten Feinschliff zu geben

   • Das Zeugnis abschliessen und als PDF herunterladen oder das Zeugnis zur digitalen Unterschrift verschicken

FAQs